Hoewel het schoendoosje met de vele bonnetjes nog steeds niet uit het ondernemerslandschap verdwenen is, zien steeds meer ondernemers het belang van een overzichtelijke administratie in. Dit doen ze niet alleen om de Belastingdienst te plezieren, maar om ook zelf het overzicht te behouden. Een goede ondernemer kent immers zijn financiële administratie en ziet op die manier opportuniteiten om verder te groeien. Maar hoe zorg je voor een overzichtelijke administratie voor je onderneming? Onderstaande vier tips helpen je verder.

# 1. Scan alle documenten en bonnetjes in

Zowel jouw facturen, bonnen als belangrijke documenten scan je maar beter in. Niet alleen volstaat dat ook voor de Belastingdienst, bovendien voorkom je op die manier dat ze verloren gaan. Het bijhouden en klasseren van papieren documenten is immers lang niet altijd even eenvoudig. Het zou bijvoorbeeld niet de eerste keer zijn dat een cruciaal bonnetje na enkele jaren niet meer leesbaar is ten gevolge van het zonlicht. Het overzicht bewaren is digitaal overigens veel eenvoudiger, zeker indien jouw boekhoudprogramma ook nog eens een zoekfunctie heeft.

# 2. Maak overzichtelijke mappen

Uiteraard kan je nog steeds jouw papieren documenten bewaren. Op die manier heb je zowel een fysieke als een digitale back-up. Doe dan wel het nodige om ook het overzicht over jouw fysieke documenten te garanderen. Bewaar bijvoorbeeld ieder kalenderjaar apart en maak eventueel gebruik van verschillende ordners. Ook scheidingsvellen zijn hier een meerwaarde. Maak voor jezelf uit hoe lang je jouw fysieke kopijen wenst te bewaren: enkel gedurende de verplichte bewaartermijn van zeven jaar of ook langer?

# 3. Kies voor een grafische weergave

Zelden scheppen louter cijfers een overzicht. Wil je echt inzicht krijgen in jouw administratie? Kies dan voor software waarmee je eenvoudig een en ander grafisch visualiseert. Zo kan je verschillende tendensen met elkaar vergelijken. Is jouw omzet ieder jaar opnieuw wel heel beperkt in de maand juni? Door jouw administratie overzichtelijk te houden en grafisch weer te geven, merk je zo’n zaken meteen op. Op die manier is het ook veel eenvoudiger om verbanden te leggen en in te grijpen.

Je hoeft overigens niet per se automatisch al jouw omzetcijfers in een speciaal programma in te geven. Steeds vaker is ook boekhoudsoftware voorzien van dergelijke functionaliteiten. Zoek je nog naar een geschikt boekhoudprogramma? Ga dan even na of het al dan niet voorzien is van visualisatiemogelijkheden.

# 4. Laat je bijstaan door een expert

Heb je zelf niet de tijd om jouw administratie overzichtelijk te houden? Dan is het misschien interessanter om beroep te doen op een expert die jouw administratie zal beheren. Het voordeel is dat je ook ineens handig (strategisch) advies ontvangt, waardoor je vaak ook extra sterk kan besparen. Ga wel steeds na welke diensten het administratiekantoor aanbiedt. Bij grote spelers zoals Intense Finance is dat bijvoorbeeld heel uitgebreid, terwijl een klein lokaal administratiekantoor zich vaak binnen een enkele niche specialiseert.

Tip: Via bedrijvenpagina.nl vind je eenvoudig een administratiekantoor bij jou in de buurt.