Voor het verkrijgen van een ISO 27001 (informatiebeveiligingsmanagement) en een ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) certificering, heeft blueKiwi Software het eigen interne sociale platform ingezet. De leverancier van Social Collaboration Software is het via deze originele weg gelukt aan de verplichting van een managementsysteem te voldoen: de benodigde certificeringen zijn binnen. Een succesverhaal waarbij een traditioneel proces is omgezet in een sociaal proces.

“Dit is echt iets nieuws”, vertelt Mischa van Oijen, Chief Product Officer bij BlueKiwi Software en verantwoordelijk voor de implementatie en certificatie van de 27001 en 9001 ISO normen. Het sociale proces heeft er voor gezorgd dat iedereen heeft mee- en samengewerkt aan het certificeringproject. Zowel de medewerkers van blueKiwi als de betrokken auditoren zijn enthousiast over de nieuwe aanpak. Van Oijen verklaart trots: “Iedereen verklaarde ons voor gek, maar nu zijn we een voorbeeld voor anderen.”

Platte bedrijfsstructuur vraagt om andere aanpak

Het opzetten, documenteren en implementeren van een managementsysteem met hierin zaken zoals beleid, doelstellingen en processen, is een belangrijke vereiste voor het succesvol behalen van diverse ISO certificeringen. BlueKiwi Software vond een traditioneel managementsysteem en de processen die daar bij komen kijken, niet passen bij de eigen platte bedrijfsstructuur en besloot de mogelijkheden van het eigen interne sociale platform te verkennen.

Tegenwoordig hebben volgens Van Oijen de meeste bedrijven wel een vorm van een sociaal platform: “We willen allemaal slimmer werken, kennis borgen en beschikbaar maken en mensen en afdelingen met elkaar verbinden. Maar het is niet altijd duidelijk wat het oplevert en wat de verschillende mogelijkheden zijn. Ons initiatief heeft geleid tot verrassende resultaten en nuttige inzichten. En omdat ons interne sociale platform als het ware ‘leeft’, kunnen we blijvend verbeteren; er komen namelijk steeds weer nieuwe ideeën, inzichten en resultaten bij.”

Wordt de informatie gevonden, begrepen en gedragen?

Een ISO certificeringproject is volgens Van Oijen vaak een bureaucratische aangelegenheid:  “De documenten met richtlijnen en procedures worden door een kleine groep specialisten geschreven. Hierdoor is de inhoud niet voor iedereen geschikt. Bovendien worden medewerkers niet actief betrokken bij het project en herkennen ze zich daardoor niet in de (opgelegde) regels en procedures.”

De interne kennis is dus op meerdere fronten moeilijk toegankelijk en wordt niet organisatiebreed gedragen. Volgens Van Oijen komt dit omdat: “ […] inzicht in de vindbaarheid, kwaliteit en effectiviteit vaak ontbreekt bij organisaties. Er wordt niet gemeten of de documenten worden gevonden, door wie en hoe vaak ze worden gelezen.” Het interne sociale platform van blueKiwi meet alles waardoor het bedrijf wel beschikt over deze informatie. Tijdens het certificeringtraject is de verzamelde data gebruikt om te optimaliseren.

Social features meten draagkracht, kwaliteit en effectiviteit

Bij blueKiwi is het interne sociale platform verweven met de dagelijkse bedrijfsvoering. Van Oijen: “ Voor het ISO certificeringproces hebben we op het platform een interactieve kennisbank ontwikkeld, vergelijkbaar met Wiki-pagina’s. Omdat het sociale platform actief wordt gebruikt weten medewerkers ook de weg te vinden naar dit managementsysteem.”

Naast de directe beschikbaarheid van kennis waar via interne links verbanden worden gelegd, kunnen medewerkers reageren, taken aanmaken en sluiten, kennis delen met anderen, en een waardering geven door middel van likes en ratings. Van Oijen: “Deze social features hebben ons inzicht gegeven in de draagkracht, kwaliteit en de effectiviteit van de geboden informatie. Op basis hiervan zijn we gaan verbeteren. Alle informatie is nu direct beschikbaar, begrijpelijk en wordt gedragen door de organisatie: dit is ook de essentie van een managementsysteem! ”

Mobiel meest gebruikt voor input

Medewerkers van blueKiwi hebben ook via hun mobiele telefoon toegang tot het platform en zijn door notificaties altijd op de hoogte van alle ontwikkelingen. De meeste input kwam dan ook via deze weg binnen. Van Oijen: “Iedereen heeft tegenwoordig altijd een mobiele telefoon bij zich.

Op je telefoon kun je tijdens een gestolen moment snel en makkelijk een vraag stellen, een antwoord geven, of iets opzoeken. Als je achter je bureau zit reageer je minder snel omdat je bezig bent met andere taken die opdat moment je aandacht vragen. ”

Auditoren positief verrast

Niet alleen de medewerkers van blueKiwi Software zijn enthousiast over de vernieuwende aanpak om tot een ISO certificering te komen. Ook de auditoren zijn volgens Van Oijen positief verrast over het sociale proces: “Het sociale aspect van onze aanpak verschaft hen nieuwe inzichten en kennis. Een auditor wil bedrijven optimaal begeleiden en adviseren tijdens een certificeringproject en nu weten ze dat dit ook een mogelijkheid is die ze klanten kunnen aanreiken.”

Zonder inzicht kun je niet effectief optimaliseren

Van Oijen is zelf dagelijks bezig met het verzamelen van business cases om de toepassingen van sociale software inzichtelijk te maken voor (nieuwe) gebruikers: “Ik wil kennis delen over de gebruiksmogelijkheden en de effectiviteit van sociale tools. Het certificeringtraject laat bijvoorbeeld goed zien dat je door socialer te werken ook slimmer samenwerkt. Uiteindelijk is het voor iedereen van belang dat je weet wat je inspanningen opleveren. Zonder dit inzicht kun je niet gericht optimaliseren en blijven verbeteren.”

Mischa van Oijen spreekt dinsdag 16 juni 2015 op het congres The Social Enterprise in Maarssen over bekende en nieuwe toepassingen van interne sociale platforms binnen organisaties. Hij maakt hierbij gebruik van use cases uit het bedrijfsleven. U kunt u direct aanmelden of bezoek voor meer informatie de website van het congres The Social Enterprise.
Toegang tot het congres is gratis.