In veel bedrijven wordt er dagelijks vergaderd over verschillende zaken. Dit neemt vaak veel tijd in beslag en is niet altijd even efficiënt of inspirerend. Dit kan ervoor zorgen dat vergaderingen niet leuk gevonden worden en dat mensen ze dan ook liever overslaan. Wil jij ook efficiënt en inspirerend vergaderen? Hier zijn enkele tips!

Goede voorbereiding

Het is een cliché, maar een goed begin is het halve werk. Stel vooraf een duidelijke agenda vast wat er allemaal besproken gaat worden en wie er aanwezig gaat zijn. Zorg ook dat je bepaalde punten duidelijk hebt, zoals de tijd en het budget waar rekening mee gehouden moet worden. Als je deze punten duidelijk hebt, kan er al een stuk efficiënter vergaderd worden.

De juiste locatie en mensen

De sfeer in een vergaderruimte is erg belangrijk. Wanneer je in een saaie en standaard ruimte moet vergaderen, is de kans klein dat er veel creatieve ideeën bedacht worden. Een inspirerende locatie prikkelt de mensen en zal zorgen voor een goede sfeer en meer creativiteit.  Je moet natuurlijk ook de juiste mensen uitnodigen. Wanneer er een bepaald onderwerp of idee bedacht moet worden, is de kans groot dat je daar elke keer met dezelfde mensen over gaat vergaderen. Kijk hierbij ook eens buiten het standaardteam om en nodig iemand anders uit die goede ideeën kan brengen. Juist de frisse blik van iemand die er buiten staat kan weer nieuwe inzichten bieden.

Het tijdschema van de vergadering

Sommige vergaderonderwerpen zijn erg zwaar en kunnen intensief zijn. Pas het schema dan ook aan op het onderwerp. Wanneer je gaat vergaderen over een zwaarder onderwerp is het belangrijk dat er genoeg pauzes gehouden worden waar je even je hoofd leeg kunt maken. Als je te lang over hetzelfde onderwerp aan het vergaderen bent, zal er op den duur geen inspiratie meer zijn.  Plan dan ook genoeg pauzes in en zorg dat er genoeg gezond en verantwoord eten en drinken is. Koffie is natuurlijk lekker, maar als je zorgt dat de vergadering inspirerend is, zul je niet naar de koffie hoeven grijpen om wakker te blijven. Daarnaast zal een gezonde lunch wonderen kunnen doen voor de sfeer, efficiëntie en inspiratie.

Zorg voor een goed einde

Vergaderen kan mentaal veel energie kosten en het is ook niet altijd succesvol. Probeer er toch altijd voor te zorgen dat je op een positieve noot eindigt. Dit motiveert en inspireert ook weer voor de volgende vergadering. Zorg op het laatste moment voor een succesmoment. Dit kan zowel culinair, mentaal of fysiek zijn.  Op deze manier zorg je er ook voor dat de mensen niet meteen al tegen de volgende vergadering opkijken en ook dat ze zich geïnspireerd voelen om met de besproken punten uit de vergadering aan de slag te gaan.