Als je gebruikmaakt van een auto van de zaak hoef je geen bijtelling te betalen, mits je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Om aan te kunnen tonen dat dit het geval is, dien je een sluitende kilometerregistratie bij te houden. De Belastingdienst kan hierom vragen. Wanneer de rittenregistratie niet klopt, of wanneer je onterecht geen rekening hebt gehouden met de bijtelling, wordt er een verzuimboete opgelegd door de belastingdienst. Deze boete bedraagt maximaal € 5.278.

Verplicht kilometerregistratie bijhouden

Wie in een auto van de zaak rijdt, is verplicht om een kilometerregistratie bij te houden als je bijtelling wilt voorkomen. De kilometerregistratie moet voldoen aan de gestelde eisen van de Belastingdienst. Als je kilometerregistratie onjuist is, of niet aan de eisen voldoet, wordt deze niet als bewijsmateriaal gezien.

Rittenregistratie is daarom een nauwkeurige en betrouwbare manier om bij te houden hoeveel kilometers er gereden zijn met een voertuig en wat het doel van elke rit was. Dit is van belang om aan te kunnen tonen welke ritten zakelijk waren en welke niet. Door de ritten goed bij te houden kun je dus kosten besparen, maar voldoe je ook aan de wettelijke vereisten.

Tijd besparen

De Belastingdienst heeft de volgende eisen aan de rittenregistratie gesteld: je vermeldt per rit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route en of het een zakelijke rit of privérit is.

Het kan flink wat tijd kosten om alle kilometers bij te houden die jouw medewerkers zakelijk en privé rijden. Ook sluipen er al snel fouten in als je dit bijvoorbeeld bijhoudt in een Excelbestand. Met Reisbalans bestaat de mogelijkheid dat bepaalde medewerkers privé- en zakelijke ritten in een handomdraai in de app of in het portal registreren. Als werkgever kun je ervoor kiezen om niet alleen een kilometervergoeding te verstrekken voor vervoer met de auto of het openbaar vervoer, maar kun je bijvoorbeeld ook het gebruik van de fiets stimuleren. Je kunt namelijk onderscheid maken tussen de hoogte van de kilometervergoeding voor diverse vervoermiddelen.

Slimme app voor al het vervoer

Als werkgever kun je uitgebreidere eisen stellen aan de rittenregistratie dan de Belastingdienst doet. Met een rittenregistratiesysteem, zoals Reisbalans, kun je bijvoorbeeld ook ritten met een mobiliteitskaart registreren. Deze kaart wordt gebruikt voor het openbaar vervoer binnen Nederland, net zoals een OV-chipkaart. Ook kunnen ritten in bijvoorbeeld een taxi of deelauto worden geregistreerd en gedeclareerd via deze app.