Als je gebruik maakt van een auto van de zaak hoef je geen bijtelling te betalen als je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Om aan te kunnen tonen dat dit het geval is, dien je een sluitende kilometerregistratie bij te houden. De Belastingdienst kan hierom vragen. Wanneer de rittenregistratie niet klopt of wanneer je onterecht geen rekening hebt gehouden met de bijtelling, wordt er een verzuimboete opgelegd door de belastingdienst. Deze boete bedraagt maximaal €5.278.

Verplicht kilometerregistratie bijhouden

Wie in een auto van de zaak rijdt is verplicht om een kilometerregistratie bij te houden als je bijtelling wilt voorkomen. De kilometerregistratie moet voldoen aan de gestelde eisen van de Belastingdienst. Als je kilometerregistratie onjuist is of niet aan de eisen voldoet, wordt deze niet als bewijsmateriaal gezien.  Bij meer dan 500 kilometer die je jaarlijks privé rijdt in een auto van de zaak, wordt bijtelling berekend. Dit zijn de fiscale kosten voor het privégebruik van de zakelijke auto. De bijtelling wordt berekend als een percentage van de cataloguswaarde van de auto waarin je rijdt.

Het is ook mogelijk om zakelijke kilometers te rijden met een privéauto. In dit geval kan je de kosten van de gemaakte kilometers voor een deel terugvorderen van de Belastingdienst. Er geldt een belastingvrije kilometervergoeding van €0,19 cent per kilometer.

Tijd besparen

De Belastingdienst heeft de volgende eisen aan de rittenregistratie gesteld: je vermeldt per rit de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek en aankomstadres, de gereden route en of het een zakelijke rit of privérit is.

Het kan flink wat tijd kosten om alle kilometers bij te houden die jouw werknemers zakelijk en privé rijden. Ook sluipen er al snel fouten in als je dit bijvoorbeeld bijhoudt in een Excelbestandje. Met een rittenregistratie registreren jouw medewerkers alle privé- en zakelijke ritten in een handomdraai in de app of portal. Als werkgever kun je ervoor kiezen om niet alleen een kilometervergoeding te verstrekken voor vervoer met de auto of het openbaar vervoer, maar kan je ook het gebruik van de fiets stimuleren. Je kunt namelijk onderscheid maken tussen de hoogte van de kilometervergoeding voor diverse vervoersmiddelen.

Slimme kaart voor al het vervoer

Als werkgever kan je uitgebreidere eisen stellen aan de rittenregistratie dan dat de Belastingdienst doet. Zo is het voor jou bijvoorbeeld belangrijk om te weten welke parkeerkosten je medewerkers hebben gemaakt, of welke mensen alleen gebruik mogen maken van het openbaar vervoer. Naast een rittenregistratie-systeem kun je ook werken met een mobiliteitskaart. Deze is er voor alle vormen van vervoer, van de fiets en taxi tot een deelauto en tanken.