Mede door de corona periode raken thuiswerken en locatie onafhankelijk werken steeds meer ingeburgerd. Dat is praktisch, want het scheelt reistijd en -kosten en het kan je als werkgever zelfs een besparing op kantoorruimte opleveren. Uit recent onderzoek van KPMG blijkt dat ruim 80 procent van de leidinggevenden het idee heeft dat thuiswerken net zo effectief of zelfs effectiever is dan werken op kantoor. Toch gaat werken op afstand nog niet bij ieder bedrijf even goed. Vaak heeft dit een technische oorzaak. Werknemers kunnen bijvoorbeeld thuis niet inloggen in de juiste systemen, of missen de juiste tools om ook online samen te kunnen werken. Om dergelijke problemen op te kunnen lossen en te voorkomen, is het inrichten van goede online werkplekken van groot belang.

De voordelen van online werkplekken

Om je werk op afstand te kunnen doen is een goed ingerichte online werkplek een voorwaarde. Zo´n online werkplek is eigenlijk niets anders dan een volledige online werkomgeving. Dit biedt veel voordelen. Ten eerste is zo’n online werkplek veel veiliger. De kans op het verliezen van data is veel kleiner, doordat je werkt met een opslag in de cloud. Daarbij is er bij cloudoplossingen altijd veel aandacht voor de beveiliging. Zo kunnen er automatisch back-ups gemaakt worden. Mocht er dan toch een keer iets gebeuren, dan heb je in ieder geval een back-up. Een ander voordeel van de online werkplek is dat werknemers altijd en overal kunnen inloggen. Zij kunnen dus volledig plaats onafhankelijk werken. Dit is een trend die past in deze nieuwe tijd, de periode na corona. Hoewel we in principe weer naar kantoor kunnen, is de trend bij veel bedrijven dat er meer thuisgewerkt mag worden. En met een online werkplek kun je dus niet alleen thuis, maar eigenlijk overal ter wereld aan de slag. Dat biedt veel mogelijkheden. Het geeft niet alleen veel meer flexibiliteit, maar kan ook nog eens de productiviteit verhogen. Het is met een online werkplek bijvoorbeeld mogelijk om op verschillende locaties tegelijkertijd aan eenzelfde document te werken. Hierdoor is het dus niet langer noodzakelijk dat werknemers op kantoor komen om met elkaar te kunnen overleggen. Online werken kan hierdoor ook helpen bij het oplossen van het hoge aantal openstaande vacatures (zie tabel met cijfers CBS). Wanneer het minder belangrijk is om dagelijks op kantoor te komen, is het voor werkzoekenden interessanter om naar vacatures te zoeken die wat verder weg zijn.

Een addertje onder het gras?

Kijkend naar bovenstaande voordelen is het niet meer dan logisch dat steeds meer bedrijven de overstap maken naar online werkplekken. Toch zijn er ook nog steeds bedrijven die de stap nog niet durven te nemen. Vaak zijn ze bang voor een addertje onder het gras en klinkt deze oplossing te mooi om waar te zijn. En inderdaad, er zijn ook best een paar nadelen te benoemen aan werken in de cloud. Het grootste nadeel is dat je om aan het werk te kunnen altijd een internetverbinding moet hebben. Ligt die verbinding eruit? Dan kan je werknemer dus niet aan de slag. Dit nadeel is echter voor de meeste bedrijven helemaal niet relevant. We leven in een tijd waarin praktisch iedereen beschikt over een goede internetverbinding. Zelfs op afgelegen plekken zijn er manieren om een verbinding tot stand te brengen. Ook de afhankelijkheid die werken in de cloud met zich meebrengt wordt nog weleens benoemd als nadeel. De meeste bedrijven hebben namelijk niet de mogelijkheid om deze oplossing zelf te creëren, waardoor ze op zoek moeten naar een betrouwbaar ict bedrijf. Het kan best spannend zijn om zoiets uit handen te geven. Het is dan echter goed om te bedenken dat voor de core business van deze ict bedrijven van groot belang is dat zij veilige oplossingen bieden voor het online werken. Je mag er dus van uitgaan dat je een online omgeving van hoge kwaliteit en veiligheid krijgt.

De kosten van online werkplekken

Ook de kosten voor online werkplekken zijn nog weleens een drempel voor bedrijven om niet voor deze oplossing te kiezen. En het klopt inderdaad dat je voor zo’n online oplossing rekening moet houden met kosten. Deze kosten kunnen variëren, afhankelijk van bijvoorbeeld hoeveel werknemers er gebruik van maken en met welke applicaties gewerkt gaat worden. Het is echter goed om niet alleen te kijken naar wat het kost, maar ook naar wat het oplevert. Wanneer je de investering afweegt tegen onder meer de verhoogde productiviteit en flexibiliteit, ziet het kostenplaatje er vaak al heel anders uit. Let er daarbij op dat je niet probeert te besparen op de verkeerde dingen. Je kunt bijvoorbeeld denken prima aan de slag te kunnen zonder support van een helpdesk, maar zo’n helpdesk is vaak in staat om problemen snel op te lossen. Let ook op de flexibiliteit van het ict bedrijf waarmee je in zee gaat. Is het bedrijf in staat mee te groeien als jouw onderneming bijvoorbeeld in korte tijd flink uitbreidt?

Aan de slag met online werken

Er zitten dus veel voordelen aan werken in de cloud. Wil je ook de voordelen van online werken ervaren? Dan is het slim om eerst te bedenken aan welke voorwaarden jouw ideale oplossing moet voldoen. Om hoeveel werknemers gaat het bijvoorbeeld? Welke applicaties moeten er online beschikbaar zijn? En hoeveel geld wil je eraan besteden? Wanneer je dergelijke vragen kunt beantwoorden, zal het voor een ict bedrijf gemakkelijker zijn om jouw ideale oplossing te creëren. Die ideale oplossing zal uiteindelijk onderstrepen waarom online werkplekken ook voor jouw bedrijf zo belangrijk zijn. Werkt jouw bedrijf binnenkort ook online?